Использование электронной подписи для подписывания документов: как поставить ЭЦП

Электронная цифровая подпись используется для защиты документа от подделки. Существуют подписи открытого и закрытого типа. Как пользоваться электронной подписью, а также как выглядит документ, подписанный ЭЦП, будет рассмотрено в этом материале.

Содержание

Что такое ЭЦП

Электронной подписью называют реквизит для документации, которая представлена на цифровом носителе, например, на компьютере или флешке. Шифр предназначен для того, чтобы защитить документацию от подделки, так как он помогает:

установить личность владельца, который подписывается такой подписью в электронном виде,
подтвердить, что на бумагах, представленных в электронном виде, нет искажения информации.

Обратите внимание! Электронный ключ может быть использован для обращения в государственные органы через онлайн-сайты. Использовать такой вид подписи разрешено для сдачи отчетности через интернет. Если соблюдать некоторые правила, то ЭЦП можно подписываться, как личной росписью на документации.

Основные области применения

Электронный вариант подписи может быть использован для того, чтобы после составления бумаг для арбитражного суда или же подписания договора, у сторон не было сомнений, что в бумагах нет искажений. Существует определенная инструкция использования такого ключа, но сначала гражданину придется пройти процедуру сертифицирования.

Электронная подпись

Сертификат будет являться подтверждением того, что юридическому или физическому лицу принадлежит данная подпись. Существуют специальные удостоверяющие центры, которые уполномочены выдавать сертификаты, если же такого центра нет, следует обратиться к представителям.

Можно выделить два вида ключей:

открытого типа,
закрытого типа.

Если ключ является закрытым, или же существует пароль для получения доступа к росписи, сообщать код строго запрещено посторонним лицам. Пароль должен знать только владелец, чтобы можно было проверить подлинность установленного шифра на документе.

Изучив положения ФЗ №63, можно увидеть, что существует несколько ЭП:

простая. Чаще такой вариант предлагают для физических лиц. Она устанавливается на важных бумагах с помощью специального кода. Код предоставляется гражданину при обращении в удостоверяющий центр,
неквалифицированная (усиленная). Чтобы получить такой вариант кода, надо сначала информацию преобразовать с помощью криптографии. Если после написания данные будут изменены, то такой код поможет выявить этот факт. Кроме того, можно идентифицировать личность, которая поставила шифр в документе,
квалифицированная (усиленная). Такой вариант практически аналогичен с предыдущим, но используют здесь только специальные коды, которые были сертифицированы ФСБ.

Можно ли претензию направить по электронной почте

Нормативно-правовое поле использования

Перед тем как пользоваться ЭЦП, следует выяснить, какие нормативно-правовые акты рассказывают о применении такого шифра для важных бумаг:

в статьях 160, 434, 847 Гражданского кодекса страны указано, как используются электронные коды в документации,
существует Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», он был принят 06. 04. 2011 г. В законе четко прописаны правила использования шифра при оказании разного рода услуг и при совершении сделок,
Федеральный закон №402-ФЗ принятый 06. 12. 2011 г. В нем прописаны основные правила оформления цифровых документов в бухгалтерии,
еще один Федеральный закон №149-ФЗ, принятый 27. 07. 2006 г. В нем описывается понятие ЭЦП, а также рассказано о других нюансах, связанных с ней.

Подать исковое заявление в суд через интернет

Обратите внимание! Подписывать электронным кодом можно документы такого типа, как договора, обращения в суд и другое. Использовать шифр можно в документе ПДФ, а также в файле word.

Юридическая сила

Каждый документ может иметь юридическую силу только в определенном случае. На бумагах должны присутствовать следующие реквизиты:

название документа, который подписывается (исключением являются письма),
номер данного документа,
дата написания,
имя заявителя, который пишет обращение,
название организации, если бумага пишется от имени фирмы,
место, где была подписана данная бумага, или же была принята,
подпись гражданина.

Формирование ЭЦП

Подписание бумаг принято производить на бумажном носителе, но в данный момент речь идет об ЭЦП. Такой код станет гарантией того, что в документацию не вносились изменения после написания, а также целостности информации. Стоит учесть, что формализованные и неформализованные бумаги приобретают юридическую силу по определенным факторам. Неформализованная документация может быть подписана квалифицированной ЭП, в этом случае она становится легитимной. Если говорить о формализованных договорах и письмах, то они должны быть подписаны квалифицированной ЭП.

Подать на алименты через госуслуги

Как правильно использовать электронную подпись

Перед тем как подписать ЭЦП ворд, следует выяснить, как правильно использовать такой шифр. Объяснять все детали процесса работы такого кода не обязательно, пользователю достаточно знать, как применять ЭП на практике:

кодовый вариант применяется для замены подписи от руки, если документ оформлен в формате эксель или ворд. Граждане привыкли устанавливать ЭЦП именно в таком варианте на цифровых файлах,
при разработке программ производится установка кода, которая помогает идентифицировать личность источника, от которого была получена данная программа,
если гражданин решил ставить такой вид ЭП, то его авторство будет легко установить,
с помощью электронного шифра сотрудники одной фирмы или разных компаний могут согласовывать документацию. В таком случае, компания предоставляющая бумаги, защитит их от несогласованных изменений.

Обратите внимание! Когда сертификат будет получен, на компьютер устанавливается программа криптопровайдер.

Как ставить электронную подпись на документ

Не многие пользователи знают о том, что создать личную подпись можно даже в обычном файле Ворд. Если возник вопрос, как поставить электронную подпись на документ, то этот процесс не сложен. Стоит рассмотреть, как сделать это в Ворде:

сначала следует расположить курсор мышки в том месте, где должна располагаться личная подпись,
далее используется меню вставки, в котором пользователь выбирает пункт текста,
пользователь должен найти пункт о подписи строки, в списке должна присутствовать строка MS Office,
в диалоговое окно вводятся требуемые данные о том лице, которое проводит подпись документа,
выбирается скан оригинальной подписи, а затем в поле со значком «х» вводится имя пользователя,
после этого печатная версия росписи будет отображена на цифровом файле,
если используется планшет, где можно применить рукописный ввод, то ЭП ставится от руки.

Важно! Когда необходимо поставить сразу несколько подписей, в нужном разделе выбирается поле, а затем оформляется для каждого лица отдельно.

Как распечатать документ с электронной подписью

Сделать распечатку документа с указанным кодом несложно, для этого необходимо:

открыть программу «КриптоАРМ», в настройках следует выбрать пункт управления,
должна высветиться строка «профили», по которой щелкают дважды, а затем кликают по требуемому профилю,
в разделе «общие» следует поставить галочку, подтверждающую необходимость подписи на данном цифровом файле,
далее достаточно проверить точность установленного кода, а затем распечатать документ, нажав на кнопку «печать»

Рутокен

Использование в судебной практике

Когда документ имеет правильно оформленную подпись, он является юридически активным, поэтому может использоваться как доказательство в суде. Судья может отказаться принять документацию, если при использовании шифра были допущены нарушения.

В заключение можно сказать, что использовать ЭЦП достаточно удобно. Она подходит для оформления важной документации в цифровом виде, составления отчетов, а также для подписания договоров. Такие бумаги имеют юридическую силу, также как и документация в бумажном виде, подписанная от руки. Документация в цифровом виде с подписью может предоставляться в суд и другие инстанции.

Статьи по теме Кто подписывает 2-НДФЛ Подделка подписи — статья 327 УК РФ Электронная подпись для физических лиц Расписка об отсутствии претензий Свидетельство о расторжении брака через госуслуги Справка о неполучении пособия при рождении ребенка Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Последние записи Документы АПК подсудность Документы Возражение на исковое заявление Документы Надбавка за выслугу лет бюджетникам Документы Как вернуть товар в магазин Бытовые штрафы 34 статьи ГИБДД 216 статей ЖКХ 47 статей Прочие штрафы 257 статей Налоги и вычеты 80 статей Документы 1314 статей Помощь юриста Бесплатная помощь нашего штатного юриста, по вопросам взаимодействия с государством, штрафов и налогов Задать вопрос онлайн Звонки бесплатны по России +74999384013 — Москва +78124256180 — СПБ