Если организация работает с огромным количеством документов, а их сохранность имеет большое значение, то для простого хранения нужно каким-то образом систематизировать документы. В этом случае полезной будет прошивка документации. После скрепления бумаг можно быть уверенным, что никакой документ не потеряется. Рассмотрим, какие документы подшиваются и для чего это происходит.
Для чего сшивать документы нитками
Прошивка документов требуется Законом, и это не одна причина, по которой следует прошнуровать документацию. Постановление Правительства №439 включает руководство, как сшивать документы по стандартам ГОСТ.
Помимо этого, сшивание документации требуется для ее правильной передачи в какое либо учреждение, чтобы в последующем не возникало вопросов о недостаче каких-то листков. Также для всех учреждений действует единое правило, что при передаче не одного листа подшить документацию придется обязательно. Иногда нужно делать сшитие документов в банке сотрудницам соответственных отделов и писать на них номер отдела, также документация прошивается в суде и вставляется в файл.
Как прошить документы
Теперь встает вопрос о том, как правильно это делать. Некоторые сотрудники начинают паниковать и думают, что прошивка имеет очень строгие правила, что скрепляющий листок обязательно должен быть подписан печатными буквами, нить только с нейлона и т. д.
Однако, четких указаний по поводу того, каким образом следует подшивать документацию не существует. Главное, что должно быть соблюдено – это не потерять нужные бумаги к прошивке, ведь их сохранность и является основной задачей скрепления документации. А иногда случается, что третьи лица с целью мошенничества или скрытия информации могут подменить листы в папке, или вовсе их выложить.
Чтобы проверить, что отсутствующих бумаг нет, все прошитые листки должны быть пронумерованы. С обратной стороны сшитой документации приклеивают небольшой лист бумаги, где проставляется печать организации. С целью безопасности существует требование, чтобы штамп выходил за рамки наклеенной бумаги.
На приклеенной бумаге делается соответствующая запись: прошито, пронумеровано (однако количество страниц пишутся прописью и числами), прошнуровано, скреплено печатью. Заверяет документацию руководитель или сотрудник, который подготовил документы для сшивания.
Образец оформления прошитой документации
Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe
Как сшить документы для налоговой по требованию
Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д. На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг. Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.
Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.
Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe
Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.
Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:
- утвержденные штаты,
- состав личного и общего приказа.
Бухгалтера должны сшивать:
- задаточные отчеты,
- накладные,
- счет-фактуры,
- технические паспорта,
- книги доходов,
- ведомость по оборотам и остатков на счету,
- акты проведения работ,
- если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.
Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.
Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв
Как заверить документы для налоговой по требованию
На законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.
Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция. Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.
Вариант скрепления документов по ГОСТу
Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке
Какие документы нужны для развода
Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива №76. Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи. Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.
Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева. Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа. Заверяет надпись ответственный сотрудник, указывает свою должность, подпись, дату формирования, количество листов.
Прошитая документация должна иметь опись, на которой не проставляется порядковый номер. На описи должна быть указана такая информация:
- название документа, дата,
- перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.
Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.
Пошаговая инструкция прошивки документов
Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.
В две дырки
Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:
- перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу,
- затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны,
- нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.
Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.
Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.
В три дырки
Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:
- с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе,
- затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа,
- после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка,
- теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.
Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.
В четыре дырки
Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.
Образец прошивки в 4 дырки
В пять дырок
Зачастую прошив в пять отверстий используют в бухгалтерских отчетах, потому как комплект такой документации достигает гораздо большей толщины по сравнению с остальной. Между пятью дырками расстояние должно составлять до 5 см. В данной схеме можно также использовать сшиватель документов или пресс со сверлами. Чтобы в таком случае листы не были повреждены, следует использовать картонки, как обложки.
Как пошагово прошить документ в 5 дырок:
- в среднее отверстие нужно просунуть нитку, оставляя 10 см. Затем нитка проходит через второе отверстие сверху,
- с тыльной стороны нитка выходит в первое отверстие, а после входит снова во второе отверстие. Сделав это – один край готов,
- с тыльной стороны в среднюю дырку снова вставляется нитка и выводится через четвертую,
- теперь снова нитка надо просунуть в самое нижнее отверстие и с лицевой стороны направить в четвертую дырку,
- таким образом, с тыльной стороны получается два кусочка нитки, которые необходимо между собой соединить.
Как прошить конверт с секретными документами
Секретная документация при передаче должна сохраняться в светонепроницаемых пакетах. На секретном пакете прописывается, что его нужно отдать лично в руки, либо указано, что это секретная информация.
Такие документы сшиваются крест-накрест.
Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты
Заверить документацию обязан ответственный сотрудник, без этого не получится отдать документацию на проверку либо отправить на сохранение. При этом нельзя допускать ошибки, ведь при проверке может появиться много проблем. Поэтому лучше не упускать данный момент.
Важно! Сотрудник, который подписывает документацию, берет на себя всю ответственность за ее подачу и содержание. Ответственность можно переложить на другого сотрудника, но только при наличии отдельного приказа.
Заверение документов
В целом прошивка документации является хорошей защитой ценных бумаг и подтверждает, что все подшитые документы подлинные. Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и как происходит данный процесс, можно не переживать за возврат документов и необходимость их повторной систематизации.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
