Трудовая книжка считается фундаментальным и основополагающим бланком, подтверждающим этапы производственной деятельности работающего человека, следовательно, вносимые в нее отметки должны быть оформлены в строгом соответствии с действующей правовой базой.
На сегодняшний день таковыми нормативными актами являются:
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (с изменениями от 31.10.2016 г.) «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»,
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Выходя замуж, женщина по ранее установившимся народным традициям берет фамилию мужа, таким образом, на основании пункта 2.3 Постановления Минтруда и пункта 26 Постановления Правительства трудкнижка и все необходимые документы переоформляются на новую фамилию. Алгоритм вписывания надлежащей записи в трудовой при заключении брака образец описан ниже.
Нужно ли менять фамилию в трудовой книжке при заключении брака и развода?
Трудовая книжка – это базовый документ работника, на основании которого ведется учет всей продолжительности труда и оформление требуемой законодательством кадровой и бухгалтерской документации.
При смене фамилии при вступлении в брак или расторжении брачных уз обязательно изменение личных данных во всех основных документах гражданина. Эти процедуры проделывает сотрудник, на которого возложены в письменном виде соответствующие обязанности.
Это может быть специалист отдела персонала, а в случае его несуществования — руководитель организации. Временной промежуток для вписывания поправок в трудкнижку никак не регулируется российской законодательной базой, но работодатель может выпустить свои, местного характера акты по данному вопросу. За основу может быть взят ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152 и трудовое законодательство.
Работница, вступившая в брак или расторгнувшая его, обязана в кратчайшие сроки после получения на руки свидетельства о браке или разводе и нового паспорта направиться в подразделение по персоналу организации с устным или рукописным заявлением о случившемся церемониальном факте.
В трудовом праве нашей страны не освещен вопрос о порядке подачи соответствующей просьбы. Но лучше такое обращение изложить на бумаге, исходя из чего будет подготовлен приказ об изменении индивидуальной информации в трудовом формуляре работника в связи со сменой фамилии.
Требования к заявлению сотрудника
Заявление об исправлении старой фамилии на новую пишется в произвольной форме, специально разработанного и утвержденного бланка не существует.
К заявлению должны быть приложены следующие документы:
- новый паспорт,
- свидетельство о заключении брака (либо расторжении),
- иное удостоверение о смене личных данных.
Воспользоваться своим правом гражданин может несколько раз в течение всей жизни при возникновении необходимости, и работодатель не может ему в этом отказать.
Какие документы нужно представить в отдел кадров для смены данных?
Вместе с заявлением в отдел кадров подаются паспорт, свидетельство о заключении брака (либо свидетельство о разводе), с которого специалист сделает копию и удостоверит её своей подписью и печатью.
Оригиналы документов возвращаются владелице, присутствие которой во время занесения новой информации в персональную кадровую и бухгалтерскую документацию рекомендательно.
Порядок внесения изменений
Руководствуясь двумя вышеуказанными законодательными актами: «О трудовых книжках» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», специалист по кадрам или самолично глава организации (в случае если в учреждении отсутствует данная штатная единица) корректируют изменения в формуляре.
Необходимо строго придерживаться положений пункта 26 Постановления Правительства № 225 и пункта 2.3 Постановления Минтруда №69:
- на титульном листе 1 одной тонкой линией зачеркивается прежняя фамилия,
- сверху либо на этой же строке записывается новая фамилия работника,
- на левой чистой обложке формуляра вносится название и реквизиты основополагающего источника исправления (серия, номер, дата),
- сделанная запись удостоверяется сотрудником и печатью организации.
Кадровый работник при выполнении подобных ритуалов должен придерживаться общеизвестных правил:
- производить записи разборчивым некрупным почерком чернилами черного или синего оттенков без исправлений и помарок,
- закрашивание корректором или штриховкой прежних ФИО строго запрещается, предшествующая персональная информация должна быть читаема,
- при отсутствии места для внесения исправительного текста, в формуляр можно вклеить белый плотный лист нужного размера или сделать запись на задней корочке книжки,
- нельзя пользоваться римским вариантом написания цифр и сокращать слова в формулировках.
Исправление личных данных работника делается и на вкладыше в трудовую книжку! Иначе впоследствии, при выходе на пенсию, гражданину придется подтверждать информацию об имеющемся стаже.
После выполнения всего алгоритма внесения поправок в персональные кадровые документы работница знакомится с ними под роспись. Затем изменяются все личные персональные данные в бухгалтерской документации.
Образец записи в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака
Фамилия «Савельева» изменена на фамилию «Кондратьева» на основании свидетельства о заключении брака серия КН-III № 758241, выданного 10.02.2015 г. Кировским отделом ЗАГСа г. Владивостока
Специалист отдела кадров: Северова Н.В. (подпись, печать)
Трудовая книжка | ТК-II № 388587 |
Фамилия | Савельева-Кондратьева |
Имя | Евгения |
Отчество | Георгиевна |
Дата рождения | 05.04.1985 г. |
Образование | Высшее |
Профессия, специальность | кассир-операционист |
Дата заполнения | «11» октября 2007 г. |
Подпись владельца | |
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек | Северова |
Следуя вышеприведенной схеме, отвечающее за кадровую работу лицо оформит исправляющую запись быстро и правильно.
Добавить исправления в трудовую книжку обязан сотрудник по персоналу как на прежнем месте работы, так и на новом. Отказать никто не имеет права.
Работающему гражданину стоит помнить о важности проведения такой процедуры своевременно, потому что на работодателя возложена законом обязанность передавать индивидуальные сведения трудящегося в Пенсионный фонд страны, налоговые инстанции и многие другие организации.
Передача искаженной информации чревата для юрлица или ИП штрафными взысканиями и уголовным наказанием.
У безответственного сотрудника в дальнейшем также возникнут крайне неприятные проблемы, совершенно ему ненужные.